Alors que de nombreuses entreprises s’efforcent de réduire leurs coûts et d’augmenter leur productivité, la demande d’externalisation de diverses solutions commerciales, y compris la saisie de données, ne cesse de croître. Selon un rapport de Business Wire, le marché des services d’externalisation de la saisie de données augmentera de 351,84 millions USD en 2019-2023 et enregistrera un taux de croissance annuel composé (TCAC) de près de 5% d’ici 2023.
Les principaux moteurs du marché basés sur l’industrie comprennent les entreprises des secteurs de la banque, des services financiers et des assurances (BFSI), des technologies de l’information et des télécommunications, de la fabrication et des soins de santé. Avec de nombreuses organisations sous-traitant leurs besoins de saisie de données, cela montre que cette évolution commerciale peut être facilement réalisée. Compte tenu de la réduction de 40 à 60% des coûts d’exploitation que ces entreprises subissent en externalisant leurs tâches de saisie de données, cela en fait une solution viable pour économiser de l’argent pour votre entreprise.
Voici un guide en trois étapes pour que vous puissiez aller de l’avant avec cette décision commerciale intelligente et économique.
Évaluez les besoins de votre entreprise et vos besoins
Avant de conclure un accord avec un fournisseur de services de saisie de données, vous devez d’abord effectuer une analyse approfondie de vos besoins commerciaux. Vous pouvez le faire en passant par les processus étape par étape exécutée par vos employés dans différents services. Vérifiez s’il sera plus judicieux d’externaliser ces tâches de saisie de données. Cela ajoutera-t-il plus de valeur à votre entreprise ? Est-ce une solution évolutive ? Cela améliorera-t-il votre efficacité ? Cela vous aidera-t-il à réduire vos coûts d’exploitation ?
Une fois que vous avez identifié l’étendue de votre besoin d’externalisation de la saisie de données, il est temps pour vous de décomposer vos besoins. Que contiendra votre contrat d’externalisation ? Voici quelques éléments que vous devez spécifier en termes de service que vous attendez de votre fournisseur de services de saisie de données:
- Coût
- Personnalisation
- La technologie
- Confidentialité et sécurité des données
- Délai d’exécution
- Service client
- Flexibilité et évolutivité
Préparez une liste de partenaires d’externalisation possibles
Une fois que vous avez préparé une liste des éléments dont vous aurez besoin de votre fournisseur tiers, il est temps pour vous de préparer une liste de vos partenaires d’externalisation potentiels. Vous pouvez facilement rechercher des sociétés d’externalisation sur Internet ou sur www.operateur-de-saisie.com. Mais vous ne saurez pas immédiatement quelle entreprise est la bonne pour vous, à moins que vous n’en appreniez d’abord plus à leur sujet.
Pour vous aider à affiner votre recherche et à présélectionner vos éventuels partenaires d’externalisation, consultez leur site Web pour en savoir plus sur les spécificités de leurs services. Vous pouvez également utiliser la liste de vos besoins comme guide pour identifier les sociétés d’externalisation qui répondent à vos besoins. Identifiez votre premier choix et préparez au moins quatre autres entreprises comme alternatives, au cas où vous ne parveniez pas à conclure un accord avec votre premier choix.
Une fois que vous avez sélectionné vos candidats, vous pouvez maintenant planifier une consultation avec le fournisseur sélectionné. Une consultation est essentielle pour que vous et votre fournisseur de services de saisie de données puissiez définir les attentes de l’autre sur le partenariat que vous souhaitez initier. C’est l’occasion pour vous de transmettre à votre fournisseur potentiel toutes vos exigences en matière de services. Veillez à ce que tout soit clair, et à ce que les deux parties comprennent ce qu’implique votre partenariat, du processus de transition jusqu’au suivi qualité.
Préparez un plan de transition
Le processus de consultation est également le moment pour vous et votre fournisseur d’élaborer un plan de transition. Il devrait être clair sur qui et quoi sera impliqué dans cette transition. Que devrez-vous préparer de votre côté ? Que devront-ils faire de leur côté ? Une transition en douceur est essentielle pour assurer le bon déroulement de votre partenariat.
Avec un plan de transition correctement conçu, vous pouvez éviter des problèmes tels que la perte ou la corruption de données, l’interruption prolongée de vos processus métier, les failles de sécurité et les problèmes de conformité. En même temps, vous devez veiller à ce que votre équipe soit prête pour cette transition. Vous devrez peut-être désigner une personne de référence en interne, qui traitera toutes les transactions avec votre fournisseur de services de saisie de données.
Une fois que vous avez terminé la phase de transition, vous devez trier toutes les intégrations essentielles. Si vous travaillez avec un partenaire d’externalisation expérimenté, cela peut ne pas poser de problème, car il disposera sûrement d’un système et d’une configuration de lignes directrices d’intégration de processus au profit de ses clients.
Il est important que vous vous assuriez que la sécurité des données est effectuée en conséquence pour vous assurer que toutes vos données professionnelles sont en sécurité. Dans le même temps, c’est le moment pour vous d’analyser comment votre décision d’externalisation aide vos processus métier. Si, dans tous les cas, vos étapes de transition et d’intégration ne se déroulent pas comme prévu, vous pouvez envisager de choisir un autre fournisseur d’externalisation.