La coupe du ruban est ennuyeuse. Si vous voulez vous assurer d’une grande participation à votre événement d’ouverture, vous devez faire preuve de créativité. De la planification préalable à l’événement au marketing, nous avons créé un guide complet de l’organisation d’une inauguration qui couvre tous les processus que vous devrez prendre en charge.

Comment organiser une cérémonie d’ouverture ?

La première impression est reine. Voici les trucs et astuces pour construire un événement que les gens n’oublieront pas :

Créez le profil de votre personne cible

Si votre cérémonie d’ouverture est consacrée au lancement d’un nouveau produit pour les athlètes, l’événement ne produira les bénéfices escomptés que si vous parvenez à attirer des personnes compétentes en matière de sport. Une fois que vous aurez établi le profil d’une personne cible, vous comprendrez mieux comment adapter l’événement à votre public.

Choisissez un type d’événement

Les principaux formats de cérémonies d’ouverture comprennent la grande ouverture, la coupe du ruban ou la pose de la première pierre, et les réceptions d’ouverture. Les annonces, les invitations et les promotions internes sont les principales activités que vous devez prévoir dans le cadre d’une inauguration. Les cérémonies d’inauguration sont des cérémonies officielles au cours desquelles les principales annonces sont faites. Enfin, les réceptions d’ouverture sont des événements consacrés à la présentation d’un nouveau produit/projet à un large public. Mélangez-les ou choisissez un type particulier d’événement d’ouverture qui peut renforcer vos efforts de marketing.

Planifiez-le

Sans un bon plan d’action, vous ne parviendrez pas à organiser un événement d’ouverture qui fasse mouche. Il existe trois aspects fondamentaux que vous devez garder à l’esprit lorsque vous planifiez votre événement :

Une offre à forte valeur ajoutée. Vous devez être sûr à 100% qu’il existe une bonne raison pour votre public cible d’assister à une cérémonie d’ouverture.
La date et l’heure. Soyez stratégique avec la date. Pour gagner des foules de visiteurs, il est préférable d’organiser votre événement d’ouverture un week-end.
Opportunités commerciales. Assurez-vous d’avoir mis en place un bon système de capture des contacts. Plus vous établirez de contacts lors d’une cérémonie d’ouverture, plus vos activités post-événement auront de l’impact.

Considérations pour votre événement

Pour organiser une cérémonie d’ouverture qui s’avérera non seulement mémorable, mais aussi productive, vous devez vous concentrer sur les considérations suivantes :

Établissez un budget. Le moyen le plus efficace d’élaborer un budget stratégique est de répartir la somme totale que vous êtes prêt à dépenser en catégories spécifiques telles que la restauration, les animations, la signalisation, etc.
Choisir un lieu. En fonction du budget, de l’emplacement et de l’espace, choisissez le lieu qui correspond le mieux à votre événement d’ouverture. Veillez à ce que le lieu choisi puisse accueillir le nombre de visiteurs invités et permette aux gens de naviguer facilement et de nouer des contacts en petits groupes.
Invitations. Puisque le message clé de toute cérémonie d’ouverture est de présenter au public quelque chose de nouveau, créez un e-mail d’invitation qui soit suffisamment persuasif, mais qui crée également une certaine intrigue.
Nourriture et rafraîchissements. Malgré l’opinion selon laquelle la restauration est un point central, vous devez vous concentrer sur la réalisation de bonnes affaires lors de votre événement d’ouverture. Cependant, du fromage et du vin ou des petits gâteaux peuvent vous aider à créer une bonne ambiance.
Alcool ou pas. C’est vous qui décidez. Dans la plupart des cas, vous trouverez du champagne et du vin lors des cérémonies d’ouverture à grande échelle. Toutefois, avant de remplir les verres de vin, assurez-vous que les invités de moins de 21 ans ne se verront pas servir d’alcool et clarifiez les détails de la couverture de responsabilité.